Regulamin

REGULAMIN

Fit Living EXPO

15 – 16 marca 2019 r., Gdynia Arena
 

1. Postanowienia ogólne

1. Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich uczestników Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu.
2. Organizatorem Fit Living EXPO jest SE Group Sp. z o.o., ul. Zimowa 31a/28,05 – 515 Nowa Iwiczna.
3. Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią formularza rejestracyjnego. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się do Umowy Wynajmu Powierzchni na Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu.

 

2. Zgłoszenia

1. Zgłoszenie do uczestnictwa w Fit Living EXPO odbywa się poprzez wypełnienie internetowego formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie www.expo.gdyniapolmaraton.pl.
2. Wystawca jest zobowiązany zgłosić swój udział w Fit Living EXPO do 8 marca 2019 r. Istnieje możliwość wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
3. Organizator będzie wysyłał potwierdzenie uczestnictwa w Fit Living EXPO drogą elektroniczną na podany adres e-mail Zamawiającego w przeciągu 14 dni od daty zgłoszenia.
4. Przesłanie formularza rejestracyjnego nie jest równoznaczne z przyjęciem zgłoszenia do udziału w Fit Living EXPO. Wystawienie i opłacenie przez Wystawcę faktury oznacza zaakceptowanie rezerwacji miejsca oraz jest jednoznaczne z akceptacją zasad regulaminu przez Wystawcę.
5. Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu przesłanej przez Organizatora umowy wraz z akceptacją Regulaminu oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy i miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
6. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, Wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres expo@sportevolution.pl. W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje:

• na 42 dni przed rozpoczęciem imprezy 25% wartości podpisanej umowy;
• na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy 75% wartości podpisanej umowy;
• poniżej 13 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.

7. Organizator może odmówić uczestnictwa Zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 7 dni na wskazany adres e-mail.

 

3. Termin i miejsce

1. Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu odbywa się będzie w dniach 15 – 16 marca 2019 r.
2. Fit Living EXPO, Biuro Gdynia Półmaratonu oraz Pasta Party znajdować się będą w jednym miejscu, w hali sportowej Gdynia Arena przy ul. Kazimierza Górskiego 8 w Gdyni.
3. Godziny otwarcia Fit Living EXPO:

• Piątek (15.03.2019 r.): 15:00 – 21:00
• Sobota (16.03.2019 r.): 10:00 – 20:00.

 

4. Warunki najmu powierzchni

1. Cena za metr kwadratowy stoiska bez zabudowy wynosi 120 PLN netto. Cena za metr kwadratowy stoiska z podstawową zabudową wynosi 190 PLN netto (podstawowa zabudowa – białe ścianki, fryz na przodzie, gniazdko elektryczne, lampka na każde 4mkw).
2. Wystawca dokonuje zamówienia poprzez wybór numeru stanowiska.
3. Plan stoisk umieszczony jest na stronie internetowej www.expo.gdyniapolmaraton.pl w zakładce „Plan expo” oraz "Rejestracja". 
4. Zarezerwowane miejsca będą na bieżąco aktualizowane na planie Fit Living EXPO, a lista Wystawców będzie jawna i dostępna na stronie internetowej.
5. Istnieje możliwość łączenia stanowisk.
6. Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje artykuły w piątek 15.03.2019 r. w godzinach od 7:00 do 14:30, a także opuścić boksy w dniu 16.03.2019r. w godzinach od 20:00 do 23:30 pozostawiając wynajęte stanowisko w czystości.
7. Wystawca ma obowiązek poinformować w formularzu zgłoszeniowym potrzebę dostępu do prądu. W przeciwnym razie, prośby w trakcie imprezy będą traktowane odmownie. Przyłącze elektryczne jest dodatkowo płatne (do 8kW - 300zł +VAT; siłowe - 600zł + VAT).
8. Organizator nie udostępnia Wystawcom żadnego sprzętu (np. stoły, krzesła, ścianki itp.). Wyposażenie dodatkowe może być zamówione najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
9. Istnieje możliwość dokupienia dodatkowego wyposażenia stoiska – oferta do pobrania oraz formularz zgłoszeniowy będą znajdować się pod planem expo.
10. Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania Fit Living EXPO, a po jego zakończeniu wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
11. Powierzchnia boksów określona jest na planie Fit Living EXPO. Wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego stoiska
    i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego, Organizator ma prawo żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.
12. Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie hali lub przed jej wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.
13. Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej zgody Organizatora.
14. Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.
15. Organizator zastrzega sobie prawo do naliczenia Wystawcy kar umownych w wysokości 1 000 zł/netto za każde naruszenie niniejszego Regulaminu.

 

5. Prezentacje na scenie

1. Wystawca ma możliwość zgłoszenia woli wystąpienia na scenie z prezentacją swoich produktów/marki.
2. Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego lub drogą mailową na adres expo@sportevolution.pl.
3. Wystawca otrzyma godzinę wystąpienia oraz zostanie wpisany na listę w zakładce Seminaria.
4. Na scenie Wystawca będzie miał możliwość skorzystania z rzutnika, ekranu oraz nagłośnienia.
5. Koszt prezentacji na scenie to 500 zł netto za 30 minut. (15 minut wystąpienia oraz 15 minut na przygotowanie).

 

6. Płatności

1. Wystawca jest zobowiązany dokonać płatności przelewem na konto Organizatora w terminie 14 dni od zgłoszenia udziału na podstawie faktury pro-forma. Po zaksięgowaniu środków na koncie, Organizator wystawi i prześlę fakturę VAT.
2. Wystawienie faktury dla wystawcy jest jednoznaczne z przyjęciem zasad Regulaminu.
3. Wpłaty gotówkowe nie będą przyjmowane.

 

7. Wyłączenia obowiązujące podczas Fit Living EXPO Gdynia Półmaraton

1. Na Fit Living EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji:

• produktów tytoniowych (np. papierosów, cygar, tabaki i innych)
• militariów, broni etc.
• akcesoriów erotycznych;
• hazardu;
• organizacji religijnych;
• partii i grup politycznych;
• środków dopingowych (Performance Enhancing Drugs – PED) zawartych na liście środków zakazanych Światowej Organizacji Antydopingowej;
• innych, zgodnie z obowiązującym polskim prawem.

2. Niezastosowanie się do zapisów z punktu VII.1 będzie skutkowało karą usunięcia stoiska z Fit Living EXPO oraz zakaz wystawienia się w następnych latach.

 

8. Postanowienia końcowe

1. Ostateczna interpretacja regulaminu Fit Living EXPO Gdynia Półmaratonu należy do Organizatora.