Regulamin
REGULAMIN
Fit Living EXPO
15 – 16 marca 2019 r., Gdynia Arena
- Postanowienia ogólne
- Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich uczestników Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu.
- Organizatorem Fit Living EXPO jest SE Group Sp. z o.o., ul. Zimowa 31a/28,05 – 515 Nowa Iwiczna.
- Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią formularza rejestracyjnego. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się do Umowy Wynajmu Powierzchni na Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu.
- Zgłoszenia
- Zgłoszenie do uczestnictwa w Fit Living EXPO odbywa się poprzez wypełnienie internetowego formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie www.expo.gdyniapolmaraton.pl.
- Wystawca jest zobowiązany zgłosić swój udział w Fit Living EXPO do 8 marca 2019 r. Istnieje możliwość wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
- Organizator będzie wysyłał potwierdzenie uczestnictwa w Fit Living EXPO drogą elektroniczną na podany adres e-mail Zamawiającego w przeciągu 14 dni od daty zgłoszenia.
- Przesłanie formularza rejestracyjnego nie jest równoznaczne z przyjęciem zgłoszenia do udziału w Fit Living EXPO. Wystawienie i opłacenie przez Wystawcę faktury oznacza zaakceptowanie rezerwacji miejsca oraz jest jednoznaczne z akceptacją zasad regulaminu przez Wystawcę.
- Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu przesłanej przez Organizatora umowy wraz z akceptacją Regulaminu oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy i miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
- W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, Wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres expo@sportevolution.pl. W zależności od momentu zgłoszenia rezygnacji Organizatorowi przysługuje:
- na 42 dni przed rozpoczęciem imprezy 25% wartości podpisanej umowy;
- na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy 75% wartości podpisanej umowy;
- poniżej 13 dni przed rozpoczęciem imprezy 100% wartości podpisanej umowy.
- Organizator może odmówić uczestnictwa Zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 7 dni na wskazany adres e-mail.
- Termin i miejsce
- Fit Living EXPO podczas Gdynia Półmaratonu odbywa się będzie w dniach 15 – 16 marca 2019 r.
- Fit Living EXPO, Biuro Gdynia Półmaratonu oraz Pasta Party znajdować się będą w jednym miejscu, w hali sportowej Gdynia Arena przy ul. Kazimierza Górskiego 8 w Gdyni.
- Godziny otwarcia Fit Living EXPO:
- Piątek (15.03.2019 r.): 15:00 – 21:00
- Sobota (16.03.2019 r.): 10:00 – 20:00.
- Warunki najmu powierzchni
- Cena za metr kwadratowy stoiska bez zabudowy wynosi 120 PLN netto. Cena za metr kwadratowy stoiska z podstawową zabudową wynosi 190 PLN netto (podstawowa zabudowa – białe ścianki, fryz na przodzie, gniazdko elektryczne, lampka na każde 4mkw).
- Wystawca dokonuje zamówienia poprzez wybór numeru stanowiska.
- Plan stoisk umieszczony jest na stronie internetowej www.expo.gdyniapolmaraton.pl w zakładce „Plan expo” oraz "Rejestracja".
- Zarezerwowane miejsca będą na bieżąco aktualizowane na planie Fit Living EXPO, a lista Wystawców będzie jawna i dostępna na stronie internetowej.
- Istnieje możliwość łączenia stanowisk.
- Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje artykuły w piątek 15.03.2019 r. w godzinach od 7:00 do 14:30, a także opuścić boksy w dniu 16.03.2019r. w godzinach od 20:00 do 23:30 pozostawiając wynajęte stanowisko w czystości.
- Wystawca ma obowiązek poinformować w formularzu zgłoszeniowym potrzebę dostępu do prądu. W przeciwnym razie, prośby w trakcie imprezy będą traktowane odmownie. Przyłącze elektryczne jest dodatkowo płatne (do 8kW - 300zł +VAT; siłowe - 600zł + VAT).
- Organizator nie udostępnia Wystawcom żadnego sprzętu (np. stoły, krzesła, ścianki itp.). Wyposażenie dodatkowe może być zamówione najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
- Istnieje możliwość dokupienia dodatkowego wyposażenia stoiska – oferta do pobrania oraz formularz zgłoszeniowy będą znajdować się pod planem expo.
- Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania Fit Living EXPO, a po jego zakończeniu wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
-
Powierzchnia boksów określona jest na planie Fit Living EXPO. Wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego stoiska
i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego, Organizator ma prawo żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw. - Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie hali lub przed jej wejściem będą usuwane, a Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń.
- Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej zgody Organizatora.
- Wystawca nie ma prawa do czynności pozostawiających trwałe zmiany w wynajętej powierzchni (wiercenia, klejenia, przytwierdzania w sposób, który pozostawi ślady). Wystawcy zostaną obciążeni kosztami napraw, które poniesie Organizator.
- Organizator zastrzega sobie prawo do naliczenia Wystawcy kar umownych w wysokości 1 000 zł/netto za każde naruszenie niniejszego Regulaminu.
- Prezentacje na scenie
- Wystawca ma możliwość zgłoszenia woli wystąpienia na scenie z prezentacją swoich produktów/marki.
- Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego lub drogą mailową na adres expo@sportevolution.pl.
- Wystawca otrzyma godzinę wystąpienia oraz zostanie wpisany na listę w zakładce Seminaria.
- Na scenie Wystawca będzie miał możliwość skorzystania z rzutnika, ekranu oraz nagłośnienia.
- Koszt prezentacji na scenie to 500 zł netto za 30 minut. (15 minut wystąpienia oraz 15 minut na przygotowanie).
- Płatności
- Wystawca jest zobowiązany dokonać płatności przelewem na konto Organizatora w terminie 14 dni od zgłoszenia udziału na podstawie faktury pro-forma. Po zaksięgowaniu środków na koncie, Organizator wystawi i prześlę fakturę VAT.
- Wystawienie faktury dla wystawcy jest jednoznaczne z przyjęciem zasad Regulaminu.
- Wpłaty gotówkowe nie będą przyjmowane.
- Wyłączenia obowiązujące podczas Fit Living EXPO Gdynia Półmaraton
- Na Fit Living EXPO obowiązuje kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji:
- produktów tytoniowych (np. papierosów, cygar, tabaki i innych)
- militariów, broni etc.
- akcesoriów erotycznych;
- hazardu;
- organizacji religijnych;
- partii i grup politycznych;
- środków dopingowych (Performance Enhancing Drugs – PED) zawartych na liście środków zakazanych Światowej Organizacji Antydopingowej;
- innych, zgodnie z obowiązującym polskim prawem.
- Niezastosowanie się do zapisów z punktu VII.1 będzie skutkowało karą usunięcia stoiska z Fit Living EXPO oraz zakaz wystawienia się w następnych latach.
- Postanowienia końcowe
- Ostateczna interpretacja regulaminu Fit Living EXPO Gdynia Półmaratonu należy do Organizatora.